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Die zunehmende Flut an Dokumenten kostet die Schweizer Unternehmen Millionen. Laut einer Studie der Marktforschungsfirma IDC frisst der Aufwand für das Erstellen und Verwalten von Dokumenten 5 bis 15% des Umsatzes. In der Schweiz verbraucht das Kaderpersonal fast die Hälfte seiner teuren Arbeitszeit (46%) für Dokumente, wie IDC-Associate Vice President, Wafa Moussavi-Amin, am Freitag bei der Präsentation der Studie vor den Medien in Zürich sagte. Trotz dieser Zahlen seien Strategien zur Verwaltung von Dokumenten in digitaler oder Papierform (beispielsweise E-Mails, Faxe, Multimedia-Inhalte) eine Seltenheit. 88% der befragten 1000 Geschäftsleitungsmitglieder konnten nicht sagen, wie viel ihre Firma für die Herstellung und Verwaltung von Dokumenten ausgibt. Dies sei angesichts der hohen Kosten erschreckend, sagte Moussavi-Amin.

In gewissen Unternehmen gebe es nach Fusionen oder Übernahmen keine einheitlichen Modelle zur Zusammenführung von Dokumentenprozessen, hiess es in der Studie weiter. Dies gehe ins Geld: Wenn ein Mitarbeiter eine Akte nicht finde, seine 60 Kollegen um Hilfe bitte und diese nur eine Minute darüber nachdächten, sei sofort mehr als eine Stunde Arbeitszeit vergangen. Dokumente seien für die meisten Unternehmen unerlässlich, sagte Moussavi-Amin. Allerdings sei das papierlose Büro immer noch eine Illusion. Die meisten digitalen Dokumente würden ausgedruckt. Dadurch steige die Papierflut jährlich um über 20%. Dabei sei die Verschwendung hoch: In 46% der befragten Schweizer Firmen würden 10% aller gedruckten Dokumente wegen falscher Information oder Fehlbehandlung zu Abfall. 14% der Unternehmen schätzen ihren Ausschuss gar grösser als 30%. Für die Studie hat IDC im Auftrag des Büro- und Firmenausrüsters Xerox 956 Geschäftsleitungsmitglieder (z.B. Finanzchefs, Produktmanager, Personalleiter) in 14 europäischen Ländern befragt. Davon stammen 50 aus der Schweiz.